Ordnung ohne Ordner [Kurztipps]

Ich hasse Papierberge und versuche immer möglichst viel in digitaler Form abzulegen. Doch Quittungen, Briefe etc kommen nun mal als Ausdruck. Heute möchte ich euch mein digitales (und effizientes) Ablagesystem vor.

Was braucht man?papier

  1. Papierberge
  2. Ein Smartphone mit halbwegs guter Kamera
  3. OneNote als App oder als Programm (beides ist kostenlos)
  4. Office Lens App (Windows PhoneAndroid, iOS
  5. Eine Kiste in A4-Format
  6. Ein Pagienierstempel

Wie geht man vor?

  1. Installation der gratis App Office Lens (Office-Lens ist eine Art Scanner, welcher die Datein in OneNote (Gratis) ablegt und den Text durchsuchbar macht)
  2. Papiere mit dem Paginierstempel beziffern
  3. Mittels Office Lens die Datein abfotografieren
  4. Papiere in der entsprechenden Reihenfolge in die Kiste legen
  5. Kiste mit der ersten und letzten Nummer beschriftenScreenshot (1)

Und wie findet man nun seine Sachen?

Man öffnet die App OneNote und nutzt die Suchfunktion (gleichzeitiges drücken von Strg und f). In das Suchfeld gibt man nun den Begriff ein den man Sucht.

Bsp: Meine alte Stichsäge war defekt und muss umgetauscht werden. Hierzu öffnete ich OneNote und tippte den Begriff „Stichsäge ins Suchfeld ein. Es hat mich also nur 10 Sekunden gedauert die digitale Kopie der Rechnung zu finden. Allerdings brauchte ich das Originalpapier und hier kommt der Paginierstempel vom Anfang zu seiner Bedeutung. Dieser hinterließ eine eindeutige Nummer, welche natürlich auch auf der digitalen Kopie zu finden ist. Jetzt weiß ich, dass es sich um das Papier 218 handelt. Also öffne ich die Kiste 1-400 und nutze die Nummerierung um das richtige Dokument zu finden.

Fazit

Das geht wie ich finde erstaunlich schnell. Die Zuverlässigkeit der Texterkennung von Onenote ist natürlich nicht unfehlbar aber trotzdem sehr gut. Bisher konnte ich stets alle Dokumente finden. Auch wenn es sehr aufwendig klingt, ist die Ablage wesentlich schneller erledigt als beim klassischen Ordnerprinzip. Als weiteren Vorteil braucht ihr auch weit weniger Platz in euren Schränken. Schwierig ist das Ganze natürlich mit sensiblen Dateien. Denn alle Daten werden in der Cloud gespeichert, das muss jeder für sich entscheiden.

 

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